Evenementenorganisatie
Evenementenorganisatie is een nog vrij jonge bedrijfstak waarin veel gebeurt. Steeds meer bedrijven erkennen dat voor de organisatie van een kwalitatief goed evenement meer expertise vereist wordt dan ze zelf in huis hebben. Evenementenorganisatie is een vak! Dus huur je er bij voorkeur een professionele evenementenorganisator/ eventmanager voor in. Denk bij evenementen aan bijvoorbeeld een festival, een congres, een branchebijeenkomst, een Open Dag, een concert of een tentoonstelling/expositie.
Waarom een evenement organiseren?
Er zijn voor bedrijven, gemeenten/overheden, instellingen en particulieren uiteenlopende redenen om een evenement te organiseren, zoals:
- Een jubileum
- Het bereiken van een belangrijke (commerciële) mijlpaal
- De lancering van een nieuw product of een nieuwe dienst
- Een opening of heropening
- Een bedrijfsfeest/personeelsfeest
- Als relatiemarketinginstrument om klanten te binden
- Bijeenbrengen van vakgenoten op een beurs of branchebijeenkomst
- Promotie van het bedrijf/de branche/de vakorganisatie
Op de schouders van de evenementenorganisator rust de verantwoordelijkheid om een succesvol evenement te organiseren. Er moeten voldoende bezoekers uit de beoogde doelgroep op af komen en het gebodene moet aan de verwachtingen voldoen. De evenementenorganisator heeft behoorlijk wat taken en aandachtspunten:
- Samen met de opdrachtgever een aansprekend evenement bedenken
- Locatie, sprekers, artiesten, amusement, catering regelen
- Programma en logistiek
- Prijsafspraken maken met leveranciers, contracten opstellen
- Communicatie, promotiemateriaal, media-aandacht, uitnodigingen regelen
- Contacten onderhouden met alle betrokken partijen
- Verzekeringen, beveiliging, vergunningen regelen
- De voortgang, tijdlijnen bewaken
- Erop toezien dat alles op de dag zelf vlekkeloos verloopt
- Evaluatie en verbeterpunten vastleggen
- Enz., enz.
Waar moet een goede evenementenorganisator aan voldoen?
Een goede evenementenorganisator is inventief en creatief en is goed op de hoogte van de laatste trends. Hij/zij heeft een neus voor bijzonder entertainment en weet wat bij de doelgroep in de smaak zal vallen. Belangrijke eigenschappen zijn een groot verantwoordelijkheidsgevoel, goed kunnen communiceren met allerlei verschillende mensen, zorgvuldigheid, stressbestendigheid, overtuigingskracht, doortastendheid, goed kunnen onderhandelen en het overzicht kunnen bewaren. De evenementenorganisator of eventmanager stuurt als spin in het web alle verschillende disciplines aan om gezamenlijk een succesvol evenement neer te zetten.