Loopbaantips - Digitale stress ontlopen
Lijdt jij aan ‘infobesitas’? Ben jij de hele dag bezig om online informatie te consulteren? Hierbij 15 tips om gerichter digitale informatie te consumeren en stress te vermijden.
- Ga eens heel goed na bij uzelf. Ziet u in één oogopslag of iets belangrijk is voor u of niet? Bent u bang informatie over het hoofd te zien? U kunt die informatiestress laten varen door gericht bepaalde onderwerpen te kiezen waarover u zich precies wilt informeren. Definieer dat eerst voor uzelf. Daarna kunt u al veel gerichter aan de slag gaan op zoek naar specifieke informatie.
- Het wereldwijde web is zodanig groot, dat u moet leren aanvaarden dat u niet alles kunt lezen of weten. Er is meer informatie dan u kunt opnemen. Die zaken die voor u wel belangrijk zijn, kunt u zorgvuldig archiveren in Word bijvoorbeeld, zodat die beschikbaar zijn zodra u die nodig hebt.
- Maak een eigen ‘startpagina’ aan met de internetadressen die voor u interessant zijn. Als u uw internetbrowser opent, verschijnen die websites dan meteen. Dat is heel handig om meteen te kunnen lezen over onderwerpen die u bezighouden.
- In webbrowsers als Firefox of Explorer kunt u pagina’s voorzien van een bookmark en in een apart mapje ordenen. Zo kunt u te werk gaan met de websites die voor u relevant zijn. Die vindt u dan meteen terug bij uw bookmarks als u gaat surfen op het internet.
- Om niet aan de informatiebrij ten onder te gaan, moet u leren om informatie gericht tot u te nemen. U moet een selectie kunnen maken tussen belangrijke en onbelangrijke e-mail. De mate waarin u kunt beoordelen welke informatie van belang is en welke niet, bepaalt de mate waarin u werkdruk ervaart.
- Steek structuur in uw mailbox. Krijgt u gemiddeld zo’n 100 mailtjes per dag? Maak mapjes aan met ‘te lezen’ of ‘te weten’. Zo kunt u elke mail meteen plaatsen in het vak dat u wilt. Kettingbrieven, reclame en dergelijke kunt u meteen deleten. Lange e-mails met informatie die u interessant lijkt, steekt u in ‘te lezen’, mails met relevante onderwerpen steekt u bij ‘te weten’ en dringende mails beantwoordt u zodra u ze leest. Op die manier kunt u belangrijke e-mails meteen terugvinden.
- Handel e-mailberichten af op vaste tijdstippen per dag. Lees niet de hele dag uw e-mails. Dat is niet bevorderlijk voor uw concentratie.
- Schakel uw e-mailprogramma (tijdelijk) uit als u met een ander programma aan het werk bent. Elke seconde dat u gestoord wordt, is een inbreuk op uw concentratie, wat nefast is voor uw taak die u op dat moment aan het doen was. Concentratie of gerichte aandacht is nodig om een taak goed te vervullen. Dan bent u met al uw zintuigen op die ene taak gericht, zonder onderbroken te worden door een e-mail.
- Wees selectief in het versturen van zogenoemde cc's. Dikwijls zal iemand die in cc staat, niets doen met uw e-mail. Doe het dus alleen als u het echt relevant vindt dat ook die collega op de hoogte wordt gebracht.
- Laat u niet het bos insturen door oeverloze e-mailberichten met bijlagen. Vraag de verzender meteen wat hij precies van u verwacht.
- Kijk ook kritisch naar uw eigen e-mailgedrag. Is dat mailtje toch niet zo noodzakelijk? Laat het dan. Vaak kunt u ook gewoon even overleggen met de collega in kwestie.
- Gebruik sms in plaats van e-mail om snel iets af te spreken. Dikwijls hebben mensen wel hun gsm bij zich, maar is er niet meteen een laptop of computer in de buurt… Sms is handig om korte berichtjes te sturen: plaats en uur van afspraak bijvoorbeeld.
- Zet alle andere computerprogramma's uit als u aan een bepaalde taak werkt (in Word bijvoorbeeld), er zijn dan geen pop-ups of geluidjes meer die u kunnen afleiden of verleiden tot snel even kijken.
- Zet uw gsm of iPhone uit als u een persoonlijk gesprek voert. Ook als u gaat slapen, schakelt u het best alle multimediatoestellen uit. Op sommige rustige momenten is het beter om niet gestoord te worden door een sms of geluidssignaal.
- Meld u af voor nieuwsbrieven die u toch nooit bekijkt. Zo verliest u alweer wat minder tijd aan uw mailbox.