Secretaresse
Een secretaresse (algemeen) voert routinematige secretariele en administratieve taken uit zoals het opstellen van concepten t.b.v. correspondentie, het maken van afspraken, organiseren en onderhouden van papieren en electronische bestanden of het aanleveren van informatie aan bellers en bezoekers.
- Beantwoordt telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
- Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
- Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
- Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc., bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
- Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
- Maakt afspraken en houdt agenda's bij.
- Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten.
- Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten, woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
- Bestelt en onderhoudt kantoorartikelen.
- Blijft geinfomeerd over het gebruik van kantoorapparatuur zoals computers, faxapparaten, kopieerapparaten, printers, scanners, telefoonsystemen, en rapporteert over defecte apparatuur.
- Serveert drankjes, bijvoorbeeld aan managers of bezoekers.
Bekijk alle Secretaresse cursussen