Vijf tips voor betere contractmonitoring
Gemeenten sluiten met heel wat partners inkoop- of servicecontracten: voor hulpmiddelen, woningaanpassingen, hulp bij het huishouden, vervoer, etcetera. Hoe zorgen ze er nu voor dat de doelstellingen 'kostenbesparing' en 'kwaliteit' daarbij de boventoon blijven voeren? Stefan van den Oever geeft vijf tips voor betere contractmonitoring.
1: Stel een doordacht programma van eisen op
De eerste stap is het opstellen van een doordacht programma van eisen voor de offerteaanvraag of aanbesteding. Doe dat niet alleen, maar samen met een team van mensen met verschillende expertises. Controleer vervolgens bij de uitvoerenden of het in de praktijk werkbaar is. Zo zorg je ervoor dat je in een later stadium het contract goed kunt monitoren.
Verder is het ook belangrijk dat je naar de toekomst kijkt. Zo kun je in een aanbesteding van Hulpmiddelen ook al de hulpmiddelen meenemen die per 1 januari 2013 vanuit de Zorg Verzekering Wet en Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten erbij komen. Dat klinkt logisch. Toch zie ik helaas nog vaak dat Inkoop alleen aandacht heeft voor het procesmatige en juridische deel. En dat de mensen die er uiteindelijk mee moeten werken er niet altijd voldoende bij betrokken worden. Gevolg: het contract laat ruimte voor een verschil van interpretatie of belangrijke zaken zijn niet vastgelegd. Dat leidt tot discussie en ruis, met name bij de start van het project. Dit zorgt voor een gespannen samenwerking en kost veel tijd en negatieve energie.
Tip 2: Werk met duidelijke prestatie-indicatoren
Een tweede aandachtspunt is de monitoring zelf. In het bestek staan vaak veel eisen beschreven waaraan de opdrachtgever moet voldoen, zoals de zeer uitgebreide – en daardoor vaak onoverzichtelijke – managementrapportage. In de praktijk wordt er vaak nauwelijks naar die rapportage gekeken, laat staan dat erop gestuurd wordt. Bedenk daarom bij het opstellen van alle eisen of het ook gemonitord kan worden. In het ideale geval is de managementrapportage een cockpit vanwaaruit gestuurd wordt op maximaal vijf onderdelen. Elk van die onderdelen heeft op zijn beurt een aantal concrete prestatie-indicatoren (PI’s). Het meten van de prestaties wordt zo gemakkelijker, waardoor je goed overzicht krijgt en sneller kunt ingrijpen.
Tip 3: Kies voor een prestatieprikkel in plaats van een boeteclausule
Het is handig om een prestatieprikkel in het contract op te nemen. Zeker als er meerdere partijen zijn voor één dienst. Je kunt dan bijvoorbeeld vastleggen dat de best presterende partij per jaar een groter percentage opdrachten krijgt. Uiteraard moeten de prestaties van de partijen dan wel duidelijk meetbaar zijn aan de hand van de vastgestelde PI’s. Een prestatieprikkel werkt trouwens vaak beter dan een boeteclausule; in de praktijk wordt een boeteclausule meestal toch niet toegepast, omdat men bang is de relatie met de contractpartner te verstoren. Met een prestatieprikkel loop je dat risico niet.
Tip 4: Zorg voor een goede overdracht
Met een goede overdracht voorkom je dat het bestek en de offerte in een diepe la terechtkomen. Draag daarom de noodzakelijke documenten over aan de verantwoordelijke. Stel duidelijk vast wie deze verantwoordelijke is en zorg dat hij of zij op de hoogte is van de afspraken en aan te leveren PI’s. Deze verantwoordelijke moet er vervolgens voor zorgen dat de werkprocessen ‘slim’ ingericht worden met oog voor de gemeentelijke regierol, de vraag naar budgetbeheersing en de gemaakte contractafspraken.
Het is verstandig om uitvoerenden in een training te leren hoe ze de contracten kunnen monitoren. Nu blijkt in de praktijk vaak dat er onduidelijkheid bestaat bij de uitvoerenden, waardoor offertes goedgekeurd worden onder het mom van ‘het zal wel goed zijn, want er zijn afspraken over gemaakt’. Een training leert hen precies waar ze op moeten letten bij de beoordeling van offertes en de controle van facturen. Alleen zo kunnen de beoogde kostenbeheersing en kwaliteitswinst realiteit worden.
Tip 5: Beperk het aantal contractpartners
Een contract brengt veel werk met zich mee: het moet gemonitord en geëvalueerd worden en het zorgt voor veel verschillende facturen en betalingen. Dit kost tijd en daarom slaan gemeenten het vaak over of doen ze het niet consequent. Beperk je het aantal contractpartners, dan levert dat tijdwinst op. Die tijd kun je gebruiken om de contractpartners efficiënt te monitoren. Kijk daarbij ook over de afdelingsgrenzen of de ingedeelde domeinen binnen een gemeente heen. Neem de sociaal medische advisering. Veel gemeenten kennen hiervoor verschillende contractpartners: de medische advisering Wmo (en/of bouwkundig advisering), de medische advisering voor GPK, de medische advisering voor leerlingenvervoer, de medische advisering voor bijzondere bijstand, de medische advisering voor WWB, de medische advisering voor de Wet Inburgering. Dit alles kun je bij één opdrachtnemer onderbrengen. Dat leidt niet alleen tot een scherper aanbod van de opdrachtnemer, het zorgt er ook voor dat het monitoren en uitvoeren aanzienlijk minder tijd kost.
Auteur: Stefan van den Oever
Stefan van den Oever is senior adviseur en partner bij SCIO Consult, dat gemeenten ondersteunt bij het opstellen van programma’s van eisen voor aanbestedingen en bij contractmonitoring.