Een trainingshandboek schrijven
Een trainingshandboek is een boek met instructies. Een handboek is ontworpen om overzicht te bieden van een onderwerp alvorens een les bij te wonen, een overzicht om te volgen tijdens een trainingscursus, een inhoudsopgave voor na de training, en als algemeen naslagwerk. Gebruik deze stappen om een trainingshandboek te schrijven.
- Weet wie uw doelgroep is.
- Onderzoek het kennis -en ervaringsniveau van uw publiek aangaande de dienst, het systeem of het product waar het trainingshandboek zich op richt.
- Gebruik eenvoudige taal en verstrek uitgebreide achtergrondinformatie van het systeem of product voor groepen niet bekend met het onderwerp. De nieuwe gebruikers moeten niet alleen leren wat het product of het systeem is, maar ook hoe het te gebruiken.
- Gebruik terminologie van een hoger niveau en minder achtergrondinformatie voor groepen vertrouwd met het product of het systeem. Het kan zijn dat bestaande gebruikers van het systeem of het product slechts van nieuwe toegevoegde eigenschappen op de hoogte hoeven gebracht te worden.
- Schrijf een overzicht. Een overzicht helpt met de informatie te organiseren. Het helpt er ook voor dat alle punten van het systeem of het product die binnen het trainingshandboek vallen behandeld zijn.
- Schrijf hoofdstukken.
- Begin ieder hoofdstuk met een overzicht van de informatie die in de volgende pagina's wordt behandeld. Gebruik kopteksten om informatie in kleinere secties binnen elk hoofdstuk te organiseren.
- Begin elke stap of instructie met een actiewerkwoord.
- Houd instructies kort en bondig. Communiceer mogelijke achtergrondinformatie in afzonderlijke vakjes om aanwijzingen op 1 plek te houden en gebruikers te helpen met het proces te begrijpen van begin tot einde.
- Informeer gebruikers over mogelijke andere manieren om de stappen uit te voeren. Als er meer dan 1 manier is om de actie te voltooien, voeg dat toe aan het trainingshandboek.
- Voeg screen shots toe, wanneer van toepassing. Screen shots van het systeem zijn een visueel hulpmiddel die tekstinstructies aanvullen.
- Maak secties voor individuele lessamenvattingen.
- Schrijf een kort overzicht van het belangrijkste punt van de informatie in elke sectie. Maak beknopte verwijzingstabellen voor informatie die gebruikers mogelijk periodiek nodig hebben, zoals toetsaanslagen of definities.
- Plaats deze samenvattingen aan het eind van elk hoofdstuk. Maak een bijlage of een verwijzingssectie aan het eind van het handboek en inclusief alle lessamenvattingen.
- Test de training. Selecteer een groep deelnemers die op de groep lijkt die het trainingshandboek zal gebruiken. Laat de groep het trainingshandboek gebruiken en voorzie uzelf met feedback op leesbaarheid, gebieden voor verbetering en secties die minder of meer details nodig hebben.
- Maak veranderingen in het handboek.
- Gebruik de feedback ontvangen van de testgroep om veranderingen in de inhoud of de volgorde van het handboek aan te brengen.
- Stuur het handboek naar een interne groep van editors of een medewerker. Laat hun fouten in grammatica en punctuatie in het trainingshandboek corrigeren.
Tips
Voeg een feedbackformulier toe bij het trainingshandboek. De gebruikers van het trainingshandboek hebben op deze manier een mogelijkheid om eventuele suggesties of veranderingen op te sturen na de training, of als het systeem of product in het handboek veranderd.